Projektbeispiele

Standortbestimmung Einkauf

Aufgabenstellung
Die Leistungsfähigkeit des Einkaufens im Unternehmen ist nicht exakt bekannt oder Ansatzpunkte zur gezielten Weiterentwicklung liegen nicht unmittelbar auf der Hand.

Vorgehen
Innerhalb sehr kurzer Zeit (im Regelfall innerhalb von zwei Wochen) analysieren wir die Grunddaten und wesentlichen Kennzahlen des Einkaufs und führen Interviews mit den wesentlichen Mitarbeitern im Einkauf und bei den Schnittstellenpartnern durch. Den Abschluss bietet ein gemeinsamer Workshop zur Verarbeitung der Ergebnisse und Start möglicher Verbesserungsmassnahmen.

Typische Ergebnisse
Die Handlungsfelder für den Einkauf, aber auch seine Schnittstellen-partner, sind bestimmt und klar priorisiert. Mögliche Lösungsansätze und –alternativen sowie die Potenziale für eine Umsetzung und Optimierung des Einkaufs werden aufgezeigt. Typischerweise dient das Ergebnis der Standortbestimmung als Verbesserungsprogramm für die nächsten 1-3 Jahre.

SCM Assessment

Aufgabenstellung
Sie vermuten in der gesamten Supply Chain vom Auftragseingang bis zur Auslieferung an Ihren Kunden noch Verbesserungspotenziale und wollen Prozesse und Gesamtaufstellung verbessern. Kosten- und Durchlaufzeitpotenziale sollen erschlossen werden und der Service zum Markt hin optimiert werden.

Vorgehen
Im Rahmen einer Analyse werden systematisch die relevanten Kennzahlen ausgewertet und Prozesse betrachtet. Zusammen mit ausgewählten Mitarbeitern unterschiedlicher Hierachiestufen und Aufgaben innerhalb der Supply Chain werden Ansatzpunkte zur Verbesserung erarbeitet und einem gemeinsamen Workshop bewertet und priorisiert. Im Anschluss beginnt die individuelle Ausarbeitung der Einzelmassnahmen.

Typische Ergebnisse
Die Handlungsfelder für die Supply Chain sind bestimmt und klar priorisiert. Mögliche Lösungsansätze und –alternativen sowie die Potenziale für eine Umsetzung und Optimierung der Supply Chain werden aufgezeigt. Typischerweise dient das Ergebnis des Assessments als Verbesserungsprogramm für die nächsten 1-3 Jahre.

Potenzialanalyse Kostenreduzierung

Aufgabenstellung
Sie wollen wissen, welche Kostenreduzierungen durch ein Projekt zur Materialkostensenkung erreichbar sind? Was sind die Hebel und Ansatzpunkte hierzu? Welche Dauer sowie Umsetzungsaufwand benötigt es zur Realisierung der Potenziale?

Vorgehen
Ausgehend von der sogenannten "Ausgabenübersicht" analysieren wir die wesentlichen Warengruppen und Lieferantenbeziehungen in nur wenigen Tagen. Gemeinsam mit Ihnen legen wir die Prioritäten fest und erarbeiten mit Ihrem Team zusammen mögliche Hebel und Ansatzpunkte zur Kostensenkung in sogenannten Hebelworkshops. Die Umsetzungsplanung schliesst diese Phase ab.

Typische Ergebnisse
Am Ende der Potenzialanalyse sind die wesentlichen Hebel zur Kostensenkung je relevanter Warengruppe und Lieferant definiert und die Höhe des Kostensenkungspotenzials abgeschätzt. Die Umsetzungsplanung mit Meilensteinen und notwendigen Ressourcen rundet das Ergebnis ab.

Auf dieser Basis können Sie entscheiden, ob Sie gemeinsam mit uns die Einsparungen realisieren wollen, oder aber die Umsetzung in eigener Regie erfolgen soll. Sollten Sie sich für eine Umsetzung zusammen mit convivax entscheiden, dann lassen wir uns gerne am Umsetzungerfolg mit einem Teil unseres Honorars verbindlich an den in der Analyse definierten Potenziale messen.

Wie die Umsetzung, je nach Materialart, erfolgt, lesen Sie hier:

Direktes Material (Alle Materialien und Leistungen,die zur Herstellung Ihres Produktes benötigt werden.)

Indirektes Material (Alle Materialien, die zur Erhaltung des Geschäftsbetriebes erforderlich sind, z.B. Büroausstattung, Facility Management oder Marketing.)

Neuausrichtung des Gesamteinkaufs

Aufgabenstellung
Der Einkauf soll grundlegend neu aufgestellt werden. Gründe hierfür können z.B. Unternehmenszusammenschlüsse, Umstrukturierungen des Gesamtunternehmens, veränderte Anforderungen oder schlicht eine in die Jahre gekomme und gewachsene Einkaufsorganisation sein.

Vorgehen
Im Regelfall startet eine derartiges Projekt mit einer grundlegenden Bestandsaufnahme. Prozesse, Organisation, eingesetzte Methodik, Steuerung des Einkaufs, personelle Grundlagen und weitere Aspekte werden ebenso, wie die grundlegenden Kennzahlen einer Einkaufsorganisation analysiert und an Best Practice Ansätzen gespiegelt. Optional können auf definierte Warengruppen auf Einsparungspotenzial hin untersucht werden.

Aufbauend auf den Erkenntnissen der Analyse erarbeiten wir zusammen mit Ihnen die neue Zielstruktur für den Einkauf und Legen die erforderlichen Massnahmen zur Erreichung der Ziele fest. Entsprechend der vorgenommen Priorisierung werden die einzelnen Arbeitspakete ausgearbeitet und die sukzessiven Veränderungen umgesetzt.

Typische Ergebnisse
Am Ende einer Neuausrichtung des Einkaufs ist der Einkauf in allen Disziplinen leistungsfähiger. Meist hat eine Verlagerung von einer operativen hin zu einer strategischeren Ausrichtung stattgefunden. Die Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern und Lieferanten ist gestärkt, die Breite der eingesetzten einkäuferischen Hebel wird gesteigert.

Zur Unterstützung der Umsetzung werden die neuen Prozesse in Warengruppenprojekten unmittelbar zu Anwendung gebracht. So wird die Implementierung optimal unterstützt und das "neue Wissen" vertieft. Im Regelfall können dabei Einsparungen umgesetzt werden, die die Investition in das Projekt mehrfach übersteigen.

Ein typisches Beispiel für eine Neuausrichtung der Einkaufsorganisation finden Sie hier: Integrierte Einkaufsorganisation als Erfolgsfaktor für nachhaltige Beschaffung (PDF)

Gestaltung der crossfunktionalen Einkaufsorganisation

Aufgabenstellung
Die Zusammenarbeit von Einkauf mit andern Fachabteilungen, insbesondere der Technik, ist von grosser Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Die Aufstellung, die Prozesse auch gemeinsam genutzte Methoden und Standards sind noch nicht so ausgebildet, um die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferantenbasis auch im Hinblick auf Innovation und Qualität optimal zu nutzen.

Vorgehen
Anhand ausgewählter warengruppen bzw. Technologiefeldern erarbeiten wir gemeinsam mit Einkauf und Technik die erforderlichen und relevanten Methodikbausteine und Standards. Durch die unmittelbare Anwendung dieser Methodik wird eine Gesamtstrategie für diese Warengruppen erarbeitet und umgesetzt. Erforderliche Prozesse für die Zusammenarbeit von Einkauf, Technik und Lieferant entstehen parallel.

Typische Ergebnisse
Die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Technik und Lieferanten wird auf eine neue Basis gestellt. Es erfolgt die Systematisierung einer langfristigen Zusammenarbeit. Erste Umsetzungserfolge und Verbesserungen, wie Kostenreduktionen, Verringerung der Variantenvielfalt oder Reduzierung von Fehlern, stellen sich unmittelbar ein. Gleichzeitig ist eine derartige, leistungsfähige Organisation die Basis für eine erfolgreiche Intervention in Zeiten wie der Finanzkrise.

Konzeption und Einführung Lieferantenmanagement

Aufgabenstellung
Die Bewertung der Leistungsfähigkeit von Lieferanten wird nur fallweise bei Auswahlentscheidungen oder anhand weniger Basiskriterien wie Liefertreue und –zuverlässigkeit durchgeführt. Die Verknüpfung zu einem strategischen Warengruppenmanagement ist im Regelfall nicht gegeben.

Vorgehen
Wir definieren gemeinsam mit Ihnen die erforderlichen Kriterien zur strategischen Bewertung von Lieferanten, legen fest welche Lieferanten bewertet werden sollten und wie der Prozess sowie die IT Unterstützung dazu aussehen sollte. Im Rahmen der ersten Umsetzung führen wir den neu gestalteten Prozess zusammen mit Einkauf und den Bedarfsträgern im eigenen Unternehmen durch und leiten erste Massnahmen zur sogenannten Lieferantenentwicklung ab.

Typische Ergebnisse
Alle erforderlichen Elemente eines strategischen Lieferantenmanage-ments sind definiert. Diese sind die Bewertungskriterien und ihre Ausprägungen, der Bewertungsumfang, der Bewertungsprozess, die Lieferantenklassifizierung, und das Vorgehen zur Lieferantenentwicklung. Im Rahmen einer Pilotierung werden ausgewählte strategische Lieferantenportfolios gebildet und erste Massnahmen zur Lieferantenentwicklung bereits erarbeitet

Einführung Einkaufscontrolling

Aufgabenstellung
Die Leistungsfähigkeit des Einkaufs im Unternehmen kann nicht zufriedenstellend bewertet werden. Es werden zwar Kennzahlen regelmässig erhoben, allerdings gibt es kein ganzheitliches und umfassendes Einkaufscontrolling, das sowohl Effizienzgesichtspunkte aus den Prozessen als auch die Effektivität des Einkaufs abdeckt. Zielsetzung ist es beide Bereiche abzudecken, um auf Basis der Kennzahlen konkrete Ansatzpunkte und Massnahmen zur Verbesserung ableiten zu können.

Vorgehen
Gemeinsam mit Ihnen legen wir die Anforderungen an das zukünftige Einkaufscontrolling fest. Abgeleitet aus der Strategie werden die Treiber für ihr spezifisches Geschäft identifiziert, daraus die erforderlichen Kennzahlen abgeleitet und exakt definiert. Diese müssen dann mit Zielwerten und einer Erhebungsfrequenz (monatlich, quartalsweise, jährlich) hinterlegt werden. Natürlich verfügen wir aus durchgeführten Projekten über typische Kennzahlen sowie deren Definition und Zielwerte, die als Vergleich herangezogen werden können.

Typische Ergebnisse
Auf Basis der Balanced Score Card (BSC)-Logik haben wir gemeinsam mit ihnen ein umfassendes Kennzahlensystem entwickelt und implementiert, mit dem in allen Quadraten (Finanzen, Prozesse, Kunden/Lieferanten und Mitarbeiter) der BSC entsprechende Erkenntnisse abgeleitet werden können. Idealerweise werden dabei, wenn immer möglich, automatisiert erhobende Kennzahlen verarbeitet, damit der manuelle Reportingaufwand möglichst gering bleibt. Falls gewünscht verbinden wir die Umsetzung auch mit einem entsprechenden Reportingtool.

Global Sourcing

Aufgabenstellung
Die Beschaffungsmärkte des Unternehmens liegen heute hauptsächlich in den sogenannten Hochlohnländern Europas. Beschaffungspotenziale in Osteuropa und Asien werden heute noch nicht ausreichend genutzt.

Vorgehen
Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die Warengruppen auf Ihre Eignung für eine globale Beschaffung und legen warengruppen-spezifische Vorgehensweisen fest. Mit nächsten Schritt werden Lieferanten identifiziert, qualifiziert und letztendlich für Ihr Unternehmen freigegeben.

Typische Ergebnisse
Als Ergebnis wurden für ausgewählte Warengruppen konkrete Lieferanten identifiziert und qualifiziert. Darüber hinaus ist eine Systematik und ein Prozess in Ihrem Unternehmen hinterlegt, um auch zukünftig globale Beschaffungspotenziale zu erschliessen. Gleich ob Kostensenkung, Erschliessung neuer Märkte oder Natural Hedging die Gründe sind.

Materialkostensenkung direktes Material

Aufgabenstellung
Der Ertrag des Unternehmens soll durch eine Reduzierung der Materialkosten gesteigert werden. Häufig werden die Massnahmen kurzfristig benötigt.

Vorgehen
Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die Warengruppen im Hinblick auf eine Priorisierung und Erfolgswahrscheinlichkeit für den Umsetzungserfolg. Im Anschluss werden systematisch Massnahmen erarbeitet und direkt zur Umsetzung gebracht. Typischerweise erfolgt im Rahmen eines derartigen Projektes auch eine Ausschreibung und (Neu)-Vergabe von Leistungen. Dabei begleiten wir Sie von der Erstellung der Spezifikationen und Ausschreibungsunterlagen bis hin zur Verhandlung mit den Lieferanten und, wenn gewünscht, auch am nachfolgenden Freigabeprozess für neue Lieferanten.

Typische Ergebnisse
Je nach Branche, Marktumfeld und Warengruppen wird eine durchschnittliche Reduzierung der Materialkosten zwischen 5 und 8 Prozent erzielt. Gerne beteiligen wir uns am Risiko eines solchen Projektes und lassen uns erfolgsabhängig vergüten.

Materialkostenreduzierung indirektes Material

Aufgabenstellung
Der Ertrag des Unternehmens soll durch eine Reduzierung der Materialkosten gesteigert werden. Häufig werden die Massnahmen kurzfristig benötigt. Gerade der Bereich der indirekten Materialien, wie z.B. Facility Management, Marketingleistungen, Beratung, IT Hard- und Software oder Personaldienstleistungen bieten sich hierzu an.

So zeigt die Erfahrung, dass die erzielbaren Einsparungen hier häufig höher sind als beim direkten Material. Zusätzlich lassen sich diese im Regelfall deutlich schneller realisieren, da eine Abstimmung mit Kunden oder aufwendige Freigabe- und Evaluierungprozesse meist entfallen können.

Vorgehen
Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die Warengruppen im Hinblick auf eine Priorisierung und Erfolgswahrscheinlichkeit für den Umsetzungserfolg. Im Anschluss werden systematisch Massnahmen erarbeitet und direkt zur Umsetzung gebracht. Dabei setzen wir immer zuerst an am Bedarf und an der Spezifikation der Leistung an. Die günstigste Leistung ist schliesslich diejenige auf die das Unternehmen verzichten kann. Meist erfolgt im Rahmen eines derartigen Projektes auch eine Ausschreibung und (Neu)-Vergabe von Leistungen. Dabei begleiten wir Sie von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis hin zur Verhandlung und dem Vertragsabschluss mit den Lieferanten.

Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch bei der Umsetzung der Ergebnisse und Durchsetzung der neuen Lieferanten im Unternehmen. So stellen wir gemeinsam mit Ihnen sicher, dass die Einsparungen am Ende auch in der Erfolgsrechnung ankommen.

Typische Ergebnisse
Je nach Marktumfeld und Warengruppen wird nicht selten eine durchschnittliche Reduzierung der Materialkosten zwischen 8 und 12 Prozent erzielt. Gerne beteiligen wir uns am Risiko eines solchen Projektes und lassen uns erfolgsabhängig vergüten.

Erstellung einer Einkaufsrichtlinie (inkl. Governance- und Compliance-Regeln)

Derzeit in Bearbeitung

Neuausrichtung Corporate Functions im Konzern

Aufgabenstellung
Zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit sollen die Kosten für die sogenannten Corporate Functions oder indirekten Bereiche gesenkt werden und eine unmittelbarer (Wieder-)Anstieg in den Folgejahren verhindert werden.

Vorgehen
Zum Start des Projektes ist eine Systematische Erfassung aller Ressourcen und Aufgaben erforderlich. Auf Grundlage dieser „Leistungserfassung“ werden bottom up Ansatzpunkte und Massnahmen zur Reduzierung der Kosten erarbeitet. Ergänzt wird dieses Vorgehen durch einen top down Ansatz zur Zielsetzung und Festlegung der gewünschten und erforderlichen Aufgaben. Parallel werden Mechanismen zur Steuerung der Corporate Functions implementiert.

Typische Ergebnisse
Je nach Funktion und Bereitschaft zur Veränderung können Einsparungserfolge von bis zu 30% erzielt werden. Im Durchschnitt liegen die Kostensenkungen im Bereich von 10-15%. Wesentlicher Teilaspekt eines derartigen Projektes ist die Transparenz über Ausgaben und deren zukünftige Steuerung.

Ganzheitliche Kostensenkung in der Industrie

Aufgabenstellung
Zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit sollen die Gesamtkosten des Unternehmens gesenkt werden. Dabei sind sowohl die Kosten in der gesamten Supply Chain als auch in indirekten Bereichen im Fokus.

Vorgehen
Alle relevanten Bereiche werden nach klarer Priorisierung auf Möglichkeiten zur Kostensenkung hin untersucht. Pragmatisch und hands on werden Ansatzpunkte und Massnahmen erarbeitet und gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern unmittelbar in die Umsetzung gebracht. Regelmässige Fortschrittsberichte sichern den Umsetzungserfolg.

Typische Ergebnisse
Je nach Intensität und Umfang eines derartigen Projektes werden Ergebnisverbesserungen von 3 bis 8 Prozent erzielt. In Ausnahmefällen lassen sich auch deutlich höhere Ergebnisse erzielen – allerdings gleicht das dann bereits einem Restrukturierungsprozess

Konzept e-Procurement